Digitaler Verwaltungsarbeitsplatz für Sportvereine
Vereinsverwaltung, die Mitglieder, Beiträge und Ehrenamt verbindet.
Klubfuchs ist der digitale Verwaltungsarbeitsplatz für Sportvereine: Mitgliedsanträge, Personen, Beiträge, Finanzen, Dokumente, Kommunikation und Rollenrechte in einer gemeinsamen Anwendung.
- Digitale Mitgliedsanträge statt Papierformulare
- Zentrale Mitglieder-, Personen- und Kontaktdaten
- Beitragsläufe, Forderungen und Zahlungsdaten im Überblick
- Dokumente, Belege und Zugriffsrechte strukturiert verwalten
- Vereinsstruktur, Teams und Übungsleiter transparent abbilden
Für Vorstände, Geschäftsstellen, Kassenwarte und ehrenamtliche Verwaltungsteams.
Klubfuchs Dashboard
Heute
Personen
Mitgliedschaften
Beiträge
Forderungen
Teams
Gruppen
Kommunikation
Das bekannte Problem
Vereinsverwaltung ist oft zu verteilt. Klubfuchs bringt sie zusammen.
Viele Sportvereine arbeiten mit gewachsenen Strukturen: Mitgliederlisten in Excel, Anträge per PDF, Beiträge im Banking-Tool, Belege in lokalen Ordnern, Kommunikation über private Postfächer und Rollenwissen in den Köpfen einzelner Personen. Das funktioniert eine Zeit lang, wird aber fehleranfällig, sobald Zuständigkeiten wechseln, Teams wachsen oder der Verein mehr Transparenz braucht.
Papier und PDF-Anträge
Neue Mitglieder müssen manuell übertragen werden. Rückfragen entstehen, wenn Pflichtdaten fehlen.
Excel-Listen und doppelte Datenpflege
Personen, Mitgliedschaften, Teams und Zahlungsdaten liegen oft an mehreren Stellen.
Unklare offene Vorgänge
Anträge, Forderungen, fehlende Belege oder Kündigungen gehen im Alltag leicht unter.
Private E-Mail-Verteiler
Kommunikation hängt an einzelnen Personen und ist schwer nachvollziehbar.
Zugriffe ohne klare Rollen
Nach Vorstands- oder Aufgabenwechseln bleibt oft unklar, wer welche Daten sehen darf.
Klubfuchs ersetzt nicht das Ehrenamt. Klubfuchs nimmt ihm Verwaltungsballast ab.
Die Lösung
Ein Arbeitsplatz für die wichtigsten Verwaltungsprozesse im Verein.
Klubfuchs verknüpft die Daten, die im Verein ohnehin zusammengehören: Personen mit Mitgliedschaften, Mitgliedschaften mit Beiträgen, Teams mit Kommunikation, Buchungen mit Belegen, Dokumente mit Zugriffsrechten und Benutzer mit Rollen.
Mehr Überblick. Weniger Doppelpflege. Klarere Zuständigkeiten.
Personen
Mitgliedschaften
Beiträge
Forderungen
Buchhaltung
Teams
Gruppen
Kommunikation
Dokumente
Belege
Zugriffskontrolle
Benutzer
Rollen
Berechtigungen
Funktionen
Alles, was Sportvereine im Alltag verwalten müssen.
01
Mitgliedsanträge digital erfassen
Interessenten können Mitgliedschaftsmodelle auswählen, persönliche Daten erfassen, weitere Personen hinzufügen und Zahlungsinformationen übermitteln. Die Verwaltung erhält strukturierte Anträge statt unvollständiger Papierformulare.
- Öffentliches Antragsformular im Vereinsbranding
- Erfassung von Hauptperson und weiteren Personen
- Zahlungsart und SEPA-Daten strukturiert aufnehmen
- Anträge prüfen, genehmigen, ablehnen oder wieder öffnen
02
Personen, Kontakte und Mitgliedschaften zentral verwalten
Klubfuchs trennt sauber zwischen Personen, Kontaktdaten und Mitgliedschaften. So bleiben Familienmitgliedschaften, Zahler, Hauptpersonen, Teams und Kommunikationsdaten nachvollziehbar.
- Personenliste mit Detailansicht
- Kontaktdaten pflegen und primäre Kontakte markieren
- Mitgliedschaften öffnen und bearbeiten
- Mehrere Personen einer Mitgliedschaft zuordnen
03
Beiträge vorbereiten und offene Beträge im Blick behalten
Mitgliedschaftsmodelle, Zahlungsdaten und Abrechnungsperioden bilden die Grundlage für Beitragsvorschauen, Beitragsläufe und Forderungen.
- Mitgliedschaftsmodelle mit Beiträgen verwalten
- Beitragsvorschauen erstellen
- Beitragsläufe vorbereiten und finalisieren
- Forderungen mit Fälligkeit und offenem Betrag verwalten
04
Finanzdaten, Spenden und Belege geordnet dokumentieren
Klubfuchs unterstützt Kassenwarte bei Finanzübersicht, Konten, geplanten Cashflows, Spenden, Buchungen, wiederkehrenden Vorgängen und Belegen.
- Finanzkennzahlen und geplante Cashflows
- Einnahmen, Ausgaben und Kassenbewegungen erfassen
- Geld- und Sachspenden dokumentieren
- Belege an Buchungen anhängen
- Fehlende Belege schneller erkennen
05
Dokumente zentral ablegen und Zugriffe steuern
Vereinsdokumente, Belege und Ordnerstrukturen können zentral organisiert werden. Zugriffe lassen sich nach Rollen und Benutzern steuern.
- Ordnerstruktur für Vereinsdokumente
- Datei- und Ordnerupload
- Dokumente mit Buchungen verknüpfen
- Zugriff auf sensible Unterlagen kontrollieren
06
Zielgruppen sauber vorbereiten
Kommunikationsverantwortliche können manuelle Gruppen und Gruppen aus der Vereinsstruktur nutzen, Inhalte vorbereiten und Kommunikationsstände nachvollziehbar dokumentieren.
- Manuelle Kommunikationsgruppen verwalten
- Automatische Gruppen aus Sparten, Bereichen und Teams nutzen
- Kommunikationsentwürfe speichern
- Historie und Status dokumentieren
07
Sparten, Bereiche und Teams digital abbilden
Klubfuchs macht die Vereinsstruktur sichtbar: vom Gesamtverein über Sparten und Bereiche bis zu einzelnen Teams. Personen können zugeordnet, Rollen gepflegt und Teamlisten aktuell gehalten werden.
- Organisationsbaum für den Verein
- Sparten, Bereiche und Teams anlegen
- Personen Teams und Strukturebenen zuordnen
- Grundlage für Gruppen, Meldungen und Übungsleiterverwaltung
08
Zugriffe passend zu Aufgaben vergeben
Nicht jeder im Verein braucht Zugriff auf alles. Klubfuchs unterstützt Rollen, Benutzerkonten und granulare Berechtigungen, damit Aufgaben verteilt und sensible Bereiche geschützt werden können.
- Benutzerkonten verwalten
- Personen zu Benutzerkonten einladen
- Rollen vergeben und entziehen
- Berechtigungen pro Rolle steuern
- Zugriff auf Finanz- und Dokumentbereiche begrenzen
Für wen?
Gemacht für die Menschen, die Vereinsverwaltung wirklich tragen.
Vorstand und Vereinsadministration
Mehr Überblick über offene Vorgänge, Verantwortlichkeiten und Vereinsdaten.Klubfuchs hilft, Verwaltungswissen aus einzelnen Köpfen in eine gemeinsame Struktur zu bringen. Stammdaten, Rollen, offene Aufgaben und Organisationsbereiche werden nachvollziehbarer.
Geschäftsstelle und Mitgliederverwaltung
Schneller arbeiten, weniger nachtelefonieren, besser Auskunft geben.Digitale Anträge, zentrale Personenprofile, Kontaktdaten, Mitgliedschaften und Teamzuordnungen reduzieren manuelle Übertragungen und erleichtern die tägliche Bearbeitung.
Kassenwart und Finanzteam
Beiträge, Forderungen, Buchungen und Belege besser zusammenführen.Klubfuchs verbindet Mitgliedschaftsdaten mit Beitragslogik, Forderungen, Finanzübersicht, Spenden, Buchungen und Belegen. Dadurch werden Abstimmungen und Monatsabschlüsse vorbereitbarer.
Trainerkoordination und Abteilungsleitung
Teams, Rollen und Übungsleiterpositionen transparent halten.Wer ist welchem Team zugeordnet? Welche Position ist besetzt? Welche Aufgaben laufen aus? Klubfuchs schafft eine gemeinsame Sicht auf Struktur und Zuständigkeiten.
Kommunikationsverantwortliche
Zielgruppen nutzen, statt Verteiler jedes Mal neu zu pflegen.Kommunikationsgruppen können aus der Vereinsstruktur entstehen oder manuell gepflegt werden. Dadurch lassen sich Informationen gezielter vorbereiten und dokumentieren.
Ablauf
Vom Mitgliedsantrag bis zur Beitragsverwaltung: ein durchgängiger Ablauf.
-
01
Antrag digital ausfüllen
Interessenten wählen ein Mitgliedschaftsmodell, geben Stammdaten ein, erfassen weitere Personen und übermitteln Zahlungsinformationen.
-
02
Antrag prüfen
Die Mitgliederverwaltung sieht neue Anträge in einer Übersicht, prüft Details und entscheidet über Annahme, Ablehnung oder Rückfrage.
-
03
Mitgliedschaft anlegen
Aus dem Antrag entstehen verwaltbare Personen- und Mitgliedschaftsdaten. Hauptperson, Zahler, Status und Abrechnungsperiode bleiben nachvollziehbar.
-
04
Struktur zuordnen
Personen können Sparten, Bereichen oder Teams zugeordnet werden. Dadurch entstehen aktuelle Teamlisten und Zielgruppen.
-
05
Beiträge vorbereiten
Beitragsvorschauen und Beitragsläufe verbinden Mitgliedschaftsmodelle, Zahlungsdaten und Zeiträume.
-
06
Forderungen und Finanzen verfolgen
Offene Beträge, Buchungen, Belege, Spenden und geplante Cashflows werden strukturiert dokumentiert.
-
07
Kommunikation und Dokumente nutzen
Gruppen, Dokumente, Belege und Rollenrechte greifen auf dieselbe Datenbasis zurück.
Warum Klubfuchs?
Der Unterschied liegt in der Verbindung der Daten.
Viele Tools lösen einzelne Aufgaben: eine Mitgliederliste, ein Dokumentenordner, eine Beitragsübersicht oder ein E-Mail-Verteiler. Klubfuchs setzt dort an, wo Vereinsverwaltung tatsächlich komplex wird: an den Übergängen zwischen diesen Bereichen.
Weniger Doppelpflege
Personen, Mitgliedschaften, Teams, Beiträge und Kommunikation greifen auf gemeinsame Daten zurück.
Mehr Nachvollziehbarkeit
Offene Anträge, Forderungen, Belege, Rollen und Kommunikationsstände werden sichtbar.
Bessere Übergaben im Ehrenamt
Wenn Zuständigkeiten wechseln, bleiben Daten, Rollen und Prozesse im System nachvollziehbar.
Sicherheit und Kontrolle
Sensible Vereinsdaten brauchen klare Zugriffe.
Klubfuchs unterstützt mandantenbezogene Vereinsbereiche, geschützte Anmeldung, rollenabhängige Navigation und granulare Berechtigungen. So sehen Benutzer nur die Bereiche, die sie für ihre Aufgabe benötigen.
Rollenbasierter Zugriff
Benutzer erhalten Rollen passend zu ihrer Aufgabe im Verein.
Berechtigungsabhängige Navigation
Module erscheinen nur dort, wo entsprechende Rechte vorhanden sind.
Dokumentenzugriff steuern
Ordner können für Rollen oder einzelne Benutzer freigegeben werden.
Sitzungen kontrollieren
Anmeldung, Sitzungserneuerung und Abmeldung unterstützen einen geschützten Verwaltungszugang.
Eingaben validieren
Pflichtfelder, E-Mail, IBAN, Datum und SEPA-relevante Angaben werden früh geprüft.
Vereinsbranding
Der digitale Vereinsbereich im eigenen Erscheinungsbild.
Klubfuchs kann Vereinsname, Logo, Farben und öffentliche Einstiegsseiten berücksichtigen. Dadurch wirken Mitgliedsanträge und Verwaltungsbereiche nicht wie ein fremdes Formular, sondern wie ein Teil des eigenen Vereins.
- Öffentliches Vereinsbranding
- Logo und Farben des Vereins
- Öffentliche Rechtstexte wie Datenschutz, Impressum oder AGB
- Wiedererkennbarkeit für Mitglieder und Antragsteller
Preise
Klare Preise nach Vereinsgröße.
Klubfuchs richtet sich nach der Mitgliederzahl des Vereins. Alle Größen erhalten denselben Verwaltungsarbeitsplatz für Mitglieder, Beiträge, Finanzen, Dokumente, Kommunikation und Rollenrechte.
pro Monat
pro Monat
pro Monat
Demo anfragen
Bereit, Vereinsverwaltung neu zu ordnen?
Klubfuchs hilft Sportvereinen, Mitglieder, Beiträge, Finanzen, Dokumente und Zuständigkeiten in einem gemeinsamen System zu verwalten. Lernen Sie kennen, wie Ihr Verein von weniger Doppelpflege und mehr Überblick profitieren kann.
Kontakt aufnehmenFAQ
Häufige Fragen
Für welche Vereine eignet sich Klubfuchs?
Klubfuchs eignet sich besonders für Sportvereine, die Mitglieder, Beiträge, Teams, Dokumente, Finanzen und Verwaltungsrollen nicht mehr in getrennten Listen und Ordnern pflegen möchten.
Was kostet Klubfuchs?
Vereine bis 250 Mitglieder zahlen 30 Euro pro Monat, Vereine bis 500 Mitglieder 50 Euro pro Monat und Vereine ab 500 Mitglieder 65 Euro pro Monat.
Kann Klubfuchs digitale Mitgliedsanträge abbilden?
Ja. Interessenten können Mitgliedschaftsmodelle auswählen, Stammdaten erfassen, weitere Personen hinzufügen und Zahlungsinformationen übermitteln. Die Verwaltung kann eingegangene Anträge anschließend prüfen und weiterverarbeiten.
Unterstützt Klubfuchs Familien- oder Gruppenmitgliedschaften?
Ja. Mehrere Personen können einer Mitgliedschaft zugeordnet werden. Dabei lassen sich Hauptperson, Zahler, Beziehung und Verwaltungsrollen unterscheiden.
Kann Klubfuchs Beiträge und Forderungen verwalten?
Ja. Mitgliedschaftsmodelle, Zahlungsdaten und Abrechnungsperioden bilden die Grundlage für Beitragsvorschauen, Beitragsläufe und Forderungen.
Ist Klubfuchs auch für Kassenwarte relevant?
Ja. Klubfuchs unterstützt Finanzübersichten, Konten, geplante Cashflows, Spenden, Buchungen, wiederkehrende Vorgänge und Belege. Dadurch wird die Finanzarbeit besser mit Mitglieder- und Beitragsdaten verbunden.
Können Zugriffsrechte gesteuert werden?
Ja. Benutzer können Rollen erhalten, Rollen können Berechtigungen bekommen und sensible Dokumentenbereiche können gezielt freigegeben werden.
Ersetzt Klubfuchs bestehende Vereinswebseiten?
Nein. Klubfuchs ist primär ein Verwaltungsarbeitsplatz. Öffentliche Bereiche wie Mitgliedsantrag, Vereinsbranding und Rechtstexte können jedoch angebunden werden.